GmbH Buchhaltung und Jahresabschluss – Diese 5 Dinge sollten Sie wissen!

Was sind die Grundlagen der Buchhaltung für eine GmbH? Was können Unternehmer selber übernehmen und was sollten Sie dem Steuerberater überlassen? In diesem Beitrag informieren wir Sie über diese und weitere Fragen zum Thema GmbH Buchhaltung.

Inhalte dieser Seite

1. Grundlagen der Buchführungsvorschriften für Gesellschaften mit beschränkter Haftung
2. Welche Unterschiede bestehen zur Buchhaltung bei Einzelunternehmen?
3. Können Sie die Buchhaltung für eine GmbH selber machen?
4. Was können Sie bei der GmbH Buchhaltung selbst erledigen?
5. Was kostet ein Steuerberater?

1. Grundlagen der Buchführungsvorschriften für Gesellschaften mit beschränkter Haftung

Wer sein Unternehmen als GmbH oder Mini-GmbH (Unternehmergesellschaft) führt, muss, unabhängig von der Höhe des Umsatzes oder des Gewinns die Rechnungslegungsvorschriften für Kaufleute beachten. Diese Vorschriften sind im dritten Buch des Handelsgesetzbuches (HGB) geregelt.

Zu den wesentlichen Pflichten gehören:

  • Die Berücksichtigung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)
  • Die Anwendung der kaufmännischen Buchführung (Doppik, doppelte Buchführung)
  • Die Aufstellung eines Jahresabschlusses, bestehend aus Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Anhang bestehen muss
  • Offenlegung des Jahresabschlusses
  • Prüfung des Jahresabschlusses (gilt nicht für kleine Gesellschaften)

Jede GmbH und jede Mini-GmbH muss für das abgelaufene Geschäftsjahr einen Jahresabschluss nach HGB aufstellen, der aus Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) sowie einem Anhang besteht.

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Der Jahresabschluss muss zur Veröffentlichung beim elektronischen Bundesanzeiger eingereicht werden.

Mittelgroße und große Unternehmen, die bestimmte Schwellenwerte überschreiten, müssen ihren Abschluss vor der Offenlegung durch einen Wirtschaftsprüfer oder einen vereidigten Buchprüfer prüfen lassen.

Der Jahresabschluss bildet die Grundlage für die steuerliche Gewinnermittlung.

Für Kleinstgesellschaften (Bilanzsumme bis max. 350.000 Euro, Umsätze bis max. 700.000 Euro, max. 10 Arbeitnehmer) gelten Erleichterungsvorschriften.

Bilanz und GuV müssen dann weniger tief gegliedert sein. Der Anhang darf entfallen und statt einer Offenlegung genügt eine Hinterlegung. Bei der Hinterlegung können die beim Bundesanzeiger eingereichten Daten über das Unternehmensregister nicht mehr kostenlos, sondern nur gegen Gebühr von jedermann abgerufen werden.

2. Welche Unterschiede bestehen zur Buchhaltung bei Einzelunternehmen?

Einzelunternehmer ohne Kaufmannseigenschaft müssen die Rechnungslegungsvorschriften des HGB grundsätzlich nicht beachten. Sie erstellen keinen handelsrechtlichen Jahresabschluss. Buchführung und Gewinnermittlung bestimmen sich hier alleine nach den Vorschriften der Abgabenordnung und des Einkommensteuergesetzes.

In der Regel kommt eine Einnahmenüberschussrechnung zur Anwendung

Vereinfacht bedeutet das, dass ein Unternehmer Umsätze in dem Jahr versteuern muss, in dem sie ihm zufließen. Betriebsausgaben darf er in dem Jahr absetzen, in dem er die Rechnungen hierfür begleicht.

Bei einer Kapitalgesellschaft wird der Umsatz gemäß den Bestimmungen das HGB dagegen dann realisiert, wenn die geschuldete Leistung erbracht ist. Ob und wann der Kunde tatsächlich zahlt, spielt keine Rolle. Hier kann der Unternehmer in die Situation kommen, dass er Steuern auf Gewinne leisten muss, die er gar nicht vereinnahmt hat.

Auch die Aufwendungen werden anders behandelt und müssen periodengerecht abgegrenzt und gegebenenfalls durch die Bildung von Rückstellungen vorweggenommen werden. Die buchhalterische Abbildung der Geschäftsvorfälle ist bei einer GmbH also deutlich komplexer als bei einem Einzelunternehmen.

3. Können Sie die Buchhaltung für eine GmbH selber machen?

Rein rechtlich spricht nichts dagegen. Wer die Bücher einer GmbH führt, entscheidet die Geschäftsführung. Allerdings gibt es eine Reihe guter Gründe, die Führung der Bücher einem Profi zu überlassen.

Zum einen bildet der Jahresüberschuss nach HGB die Bemessungsgrundlage für die steuerliche Gewinnermittlung. Viele steuerliche Gestaltungsspielräume können deshalb nicht im Rahmen der Steuerbilanz selbst ausgenutzt werden, sondern müssen bereits auf vorgelagerter Ebene bei der Erstellung des handelsrechtlichen Jahresabschlusses berücksichtigt werden.

Darüber hinaus haften die Geschäftsführer gegenüber der Gesellschaft für die Richtigkeit des Jahresabschlusses.

Verstöße gegen die gesetzlichen Rechnungslegungsvorschriften können aber auch ein Ordnungswidrigkeits- oder ein Strafverfahren nach sich ziehen. Das ist nicht nur teuer, sondern kann auch weitreichende Konsequenzen haben.

Wer wegen einer Bilanzstraftat verurteilt wird, kann in der Regel nicht länger als Geschäftsführer tätig sein, weil diese Organstellung von unzuverlässigen Personen nicht wahrgenommen werden darf. Im schlimmsten Fall muss dann ein Fremdgeschäftsführer bestellt werden.

4. Was können Sie bei der GmbH Buchhaltung selbst erledigen?

Hier muss zwischen der Führung der Bücher und der Erstellung des Jahresabschlusses unterschieden werden. Wenn Sie selbst oder ein anderer Beschäftigter sowohl die GoB als auch die Doppik beherrschen, können Sie die Geschäftsvorfälle unterjährig selbst buchen. Hierfür steht Ihnen unter anderem die Softwarelösung der Datev zur Verfügung. Sie können die Software als so genannte ASP Lösung über unser BTB Mandantenportal nutzen.

Die Aufstellung des Jahresabschlusses sollten Sie, sofern das Umsatzvolumen nicht nahezu gegen Null geht aber in jedem Fall lieber einem Steuerberater überlassen. Dieser prüft zum einen zumindest in Stichproben, ob die unterjährige Buchführung regelkonform erfolgt ist und sieht sich insbesondere kritische Geschäftsvorfälle nochmals an.

Auch die Periodenabgrenzung und die Bildung der Rückstellungen sollte von einem echten Profi erledigt werden, da dies nicht unbeträchtliche Auswirkungen auf die Höhe der Steuerschuld haben kann.

Zudem wird so sichergestellt, dass der Jahresabschluss keine formalen oder materiellen Fehler hat, was, wie oben schon ausgeführt, äußert unangenehme Folgen nach sich ziehen kann.

Da der handelsrechtliche Jahresabschluss offengelegt werden muss, ist das Risiko, dass ein Wettbewerber oder ein verärgerter Kunde einen Fehler bemerkt und Anzeige erstattet, auch nicht unbeträchtlich.

Es bleibt der Hinweis, dass sowohl die Steuererklärungen als auch der Jahresabschluss (E-Bilanz) digital an das Finanzamt übermittelt werden müssen. Die Veröffentlichung oder Hinterlegung im elektronischen Bundesanzeiger muss ebenfalls in digitaler Form erfolgen.

5. Was kostet ein Steuerberater?

Die Kosten für den Steuerberater hängen zum einem vom Umfang Ihrer Geschäftstätigkeit sowie von den erbrachten Leistungen ab. Gerne erstellen wir Ihnen auf Wunsch eine kostenlose Ersteinschätzung. Schreiben Sie uns dazu an info@btb-steuerberatung.de oder rufen Sie uns an 030 – 53 89 53 0.

 

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Von |2018-01-31T16:33:37+00:0027.Oktober 2017|0 Kommentare

Über den Autor:

Bevor Thomas Budemann sich als Steuerberater selbstständig gemacht hat, hat er als Betriebsprüfer beim Finanzamt gearbeitet. Deshalb weiß er, worauf es bei einer guten Steuerberatung ankommt. Seit 2003 betreibt Thomas Budemann seine eigene Kanzlei für Steuerberatung in Berlin Mitte.